首次会议

审核小组与被审核部门负责人召开首次会议，主持人一般为审核组长。

首次会议的内容

（1）人员职责分工的介绍；

（2）审核计划内容的再次确定；

（3）修改事项的说明与确定；

（4）审核员对被审核方的意见的收集。

首次会议的目的

（1）审核的范围和目的，澄清审核计划中不明确的内容。

（2）简要地介绍审查采用的方法和步骤。

（3）确定审核组与受审核方领导都要参加的末次会议的时间，以及审核过程中各次会议的时间。

首次会议的要求

（1）要建立审核活动的风格；

（2）准时、明了、简明，会议尽量不要超过半小时；

（3）获得受审核方的理解和支持；

（4）由审核组长主持会议。

参加首次会议的人员

即审核组的全体人员，高层的管理者，受审核部门的负责人，另外就是一个公司或组织里的5S推进委员会所有的成员。

实行审核

（1）转入现场审核

审核的缓冲时间一般就是15到30分钟，让所有的审核员阅读一下自己审核的内容，相关的文件规范。

图23-1  现场审核流程图

（2）信息收集与认证

对于审核过程中收集到的信息，审核员应进行认证。信息可以通过不同的渠道予以验证，认证后的信息可作为审核的依据。

比方说面谈、实地观察、文件和记录的填写内容渠道，接受受审单位的人员的报告或从看板看到的一些业绩的总结，客户的评价等，这些都是通过不同渠道所获得的认证。

对于收集的信息，应及时地予以识别和记录，这样更便于检查的落实。

（3）审核发现

将所收集的证据、审核准则进行评价，叫做审核发现。

比方说，您在进行实地审核时，发现在某个死角里面有不当的物品或滞留品，这就是审核发现。

审核发现一般分为符合或不符合项目。审核组在末次会议之前，就要对审核发现进行评审，在什么地方、通道、类似的死角等几处地方，发现了什么东西，有多少数量，而且是做什么用的，有多久了，这些都要进行评审。

对未满足要求的部门和项目，应详细地记录在《5S内审不符合项目的纠正表》中，并应有一定的事实依据来作为支持，受审方对不符合项目应予以确认并理解，如果有意见、分歧，可以报审核组长，向5S推进委员会申请裁决。

因为在5S推动，特别是在最后的关键过程中，从整理、整顿、清扫、清洁到修养的过程当中，一连串的培训、指导，在最后进行审核时，经常会发现很多毛病。就是在进行审核当中，发现出很多不该摆的，或者说是没有整理到的，特别是死角。经常会找到很多不符合5S推进活动项目的东西，受审方对这些问题经常会产生分歧的意见。这时就要报告审核组长，向5S推进委员会申请裁决。

（4）与受审方的沟通

审核部门与受审方的沟通，是一件非常重要的事情。审核期间，审核组长应该定期就审核状况及问题，与受审核部门进行适当沟通，当有异常导致审核目标无法实现时，审核组长要向5S推进委员会或受审核的部门报告，并采取相关的措施。

末次会议

末次会议的准备

在末次会议之前，审核组应该进行内部商议，以便对审核情报信息进行评审，这次整个检查，哪些是可以提报的，哪些是可以自行改善或不足以提到会议上，要制订审核发现清单。在末次会议上还要达成一致的审核结论，以便在下次再做审核时，有改进的依据，还有其它相关事项的一些讨论。

召开末次会议

（1）参加人员

召开末次会议的参与人员与首次会议一样，必要时参加审核的人员也可参加。

（2）会议的目的

就是以会议的方式提出审核的结论，确保审核结论得到受审部门的理解和认知。

（3）会议进行的程序

由审核组提出审核的发现和结论，宣布对双方分歧处理的意见，对不符合的项目提出一些改善建议；

受审部门要提出自己的看法和意见；

公司的领导人必须做出总结发言；

审核组长要致谢，宣布会议结束；

对会议的内容必须予以记录并保存。

【本讲总结】

本讲主要是讨论5S审核的具体实施过程，主要包括首次会议、进行审核、末次会议、审核的总结报告等四个内容。对首次会议和末次会议的目的、要求、涉及人员、会议进程都作了详细的描述，同时也阐明了实施审核的具体流程，以及报告的编写内容及发行等，方便实用、可操作性强，便于审核人员进行实际操作。